Table des matières

Description

The reconciliation file (Settlement File) consolidates all data from the various payment methods used by the merchant to meet their reconciliation and reporting needs. Clearing (compensation) and settlement information is retrieved from various payment service providers and acquirers.

For instant transfers, reconciliation relies on specific statuses such as Settled, Unsettled, Executed, Settled Late, or Settled on Failed Initiation. These statuses, classified as final or transitional, allow tracking the payment's progress reliably until completion. The merchant will receive two types of files depending on the transaction status: the CTSF (Computop Settlement File) or the CTPF (Computop Transaction Processing File) (see CTPF file zoom).

The file is presented in CSV format (Comma Separated Values – values separated by commas).

It is available:

• From the AXEPTA BNP Paribas back officeMerchant Portal (the file is available for up to 60 days in the Back Office).

• Via an SFTP connection in pull mode (for configuration and account identification information, please contact BNP Paribas support).

Please note that reconciliation files are generated based on the frequency at which clearing and settlement information from the payment system(s), provider(s), or acquirer(s) is made available.

File structure

The file is provided in a CSV format (comma separated file).

Each Settlement File is structured into :

• a header record,
• one or multiple detail records
• and a total record.

The encoding for the line breaks is configurable at merchant level. Some fields may contain values of variable length. Where sizes are not given, a field size limitation does not apply.

Data format

File name (.ctsf)

Naming convention :         <MERCHANT_ID>#<FILE_CREATION_DATE>#<COUNTER>.ctsf

File name example:            ACME01#20201014#001.ctsf       

Settlement file's table(CTSF) (version 1.5)

Header record

Detail record

Fields 45 to 50 will stay empty until future enhancements.

• For 1 succesful transaction there will be a line on the setllment file with 50 columns
• Empty fields must be ignored

*NB: Veuillez noter que ces données ne sont pas disponibles pour les comptes bancaires hors France et non €Please note that this data is not available for bank accounts outside France and in non-EUR currencies.

**NB:  Veuillez noter que ces données ne sont pas disponibles pour les comptes bancaires hors Please note that this data is not available for bank accounts outside France.

Total record

Values of the field

"Record_Type"

*Non disponible actuellement.

*Currently not available. 

NB. Please ignore the NB. Veuillez ignorer les "Record_type" qui ne sont pas mentionnés dans le tableau ci-dessus.that are not mentioned in the table above.

Details of the fields with multiple information

Field

Détails des champs avec multiples informations

"Customer_Info"

*Non disponible actuellementCurrently not available.

Field "Extended_Info"

*Non disponible actuellement.

Currently not available.

Example of a settlement file (CTSF)

100,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,20240712,1.5
810,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,,,,,FR7630004000011234567890196,SCT,11.07.2024 10:21:46,OK,R10001020101,FR00000000_R10001020101,0,,1020106,EUR,FR7630003000010000102020169,,,,,,,,,SETTLEMENT_COMPLETE#rq:3NHczGsuikTfPEwBtLNL3RrWCshz:5zKtXEAq#ACCP,11.07.2024 10:21:46,,20240617,,EUR,,,,,,,,,439d4f039ea1457191d6c85dd0c68ede,13a559a980064012b61f9fc8a067510e,4004040236114,4004040236114,6021339431,,,,,
810,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,,,,,FR7630004000011234567890196,SCT,11.07.2024 10:30:10,OK,R20001020102,FR00000000_R20001020102,0,,1020102,EUR,FR7630003000010000102020266,,,,,,,,,SETTLEMENT_COMPLETE#rq:2xr7HYh8swas2decHqgdW9J6UGs:5zKtXEAq#ACCP,11.07.2024 10:30:10,,20240617,,EUR,,,,,,,,,9ea8d177a4fb483099b22c993fe87341,d63923d9a6bf49578339567640f259cf,4004043902726,4004043902726,6024196117,,,,,
81H,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,,,,,FR7630004000011234567890196,SCT,11.07.2024 10:47:00,NOK,R10001020502,FR00000000_R10001020502,0,,1020503,EUR,FR7630003000010000102050239,,,,,,,,,SETTLEMENT_COMPLETE#rq:4Yj9wXyGEJ9MAhTPkdE87tLWpW6F:5zKtXEAq#RJCT,11.07.2024 10:47:00,,20240618,,EUR,,,,,,,,,352a0f33832f456dbdf1c103c1309f35,121eb179d1ca4f259c15adee531c1b93,4004046135069,4004046135069,6025924409,,,,,
81H,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,,,,,FR7630004000011234567890196,SCT,11.07.2024 10:44:00,NOK,R10001020501,FR00000000_R10001020501,0,,1020501,EUR,FR7630003000010000102050142,,,,,,,,,SETTLEMENT_COMPLETE#rq:3qGVUvtMeMzyXpnKHX9hq6evuR4a:5zKtXEAq#RJCT,11.07.2024 10:44:00,,20240618,,EUR,,,,,,,,,61dc80e5c74a42cd98de84fef9aac23f,61515981a8b84fb7ad7fe866f81ebcc2,4004045078391,4004045078391,6025133184,,,,,
510,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,2222254,41488382700019,,,12345678901,CARD,11.07.2024 10:52:08,OK,276699858970,2024-07-22-04:47:59:978169,107512,889835,107512,EUR,400001xxxxxx8323#VISA,VISA,D,P,499022,16607,FRA,FRA,test:0000,0.00,22.07.2024 00:00:00,000622,20240823,0000622700257,EUR,0.07000,0.02493,0.00000,,,,,,c6b4cae05275402a8e9f88ac825d3f2d,1c704b8ac85b49f091bbbe82d9d53868,,473099,14191974E,,,,,
510,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,2222252,41488382700019,,,12345678901,CARD,11.07.2024 11:46:15,OK,vIjGbTIKo8xD,20240819114516,2347,169678,2347,EUR,497202xxxxxx7891#Cartes Bancaires,CB,D,P,499022,16607,FRA,FRA,paiement facture 13451226E,0.00,19.07.2024 00:00:00,000622,20240820,0000622700257,EUR,0.07000,0.02493,0.00000,,,,,,26328c156a0c47eb9cc92d4861e4749e,7ea7b0286c0b4f878ef21f6363d03eba,,26200000428774,013451226E,,,,,
900,6,4191071
530,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,704685,,,,3277,Floa 4x,21.12.2025 17:46:21,OK,22243770,p8wbfdyeicc,99500,,99500,EUR,15168,,,,,,,,,3.48,22.12.2025 00:00:00,,20251222,,,,,,,,,,,903cf373ad1d4a7d945c68725b42efb3,1328928fd8ab4730ae1a0fb20b82853f,,,,,,,,
531,ECOM,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,704684,,,,3277,Floa 3x,14.12.2025 18:47:55,OK,22242656,rdmlgfgh1f8,51450,,111,EUR,00107011,,,,,,,,,0.00,23.12.2025 00:00:00,,20251223,,,,,,,,,,,4f3d85bbcada48879c41149274a2f141,267cbf9ddad14ef5932160538722ced3,,,,,,,,
900,8,4290682

Use Cases

These use case statuses, classified as final or transitional, allow tracking the payment's progress reliably until completion. The distinction between final files (confirming the payment's final status) and transitional files (provided on D+1 for intermediate tracking) ensures a comprehensive and up-to-date view of collections.

List of Cases

Cas d'usages

Ces statuts des cas d'usages classifiés comme finaux ou transitoires, permettent de suivre avec fiabilité l'évolution du paiement jusqu'à son aboutissement. La distinction entre fichiers finaux (confirmant le statut définitif du paiement) et transitoires (fournis en J+1 pour suivi intermédiaire) garantit une vision complète et actualisée des encaissements.

Liste des cas

Detailed Use Case: Instant Transfer (SCT)

Les cas d'usages se résument comme suit : 

SCT initié à J (jour de vente)

The use cases can be summarized as follows:

SCT Initiated on Day J (Day of Sale)

• Two
Deux
• options:

1- SCT réglé dans les temps : Settled on Time:

• Accounting
Comptabilité
• :

  Si J = jour ouvré France :

             → Compte marchand BNP crédité à J en DDV J pour les paiements saisis à J entre 0h00 et 18h59.59

             → Compte marchand BNP crédité à J+1 ouvré France en DDV J pour les paiements saisis à J entre 19h00 et 23h59

  Si J n’est pas un jour ouvré France : Compte marchand BNP crédité au prochain jour ouvré France en DDV J

  • Fichier de réconciliation : Paiement restitué dans le fichier final (M02-C01 SCT réglé) de J+1 ouvré France, avec une DDV à J

  2- SCT non réglé dans les temps (i.e. pas de trace dans le relevé de compte J [concernant la période J entre 0h00 et 18h59.59]ni dans le relevé intraday de J+1 ouvré France [concernant la période J entre 19h00 et 23h59]) :

  • A J+1 ouvré France : Paiement restitué dans le fichier transitoire (M02-C03 SCT exécuté) avec une DDV (informative) à J, compte marchand BNP non mouvementé
  • Suite à cela, 2 options (le SCT pourra être réglé en retard ou bien non réglé) :

  → SCT réglé en retard : 

  • Comptabilité : Compte marchand BNP crédité entre J+1 (avec annonce postérieure à la Production du fichier de réconciliation de J+1) et J+6 ouvré France en DDV de la date d’exécution réelle du SCT (comprise entre J et J+5)
  • Fichier de réconciliation : Paiement restitué dans le fichier final (M02-C04 SCT réglé en retard) entre J+2 et J+6 ouvré France avec une DDV égale à la date d’exécution réelle du SCT (comprise entre J et J+5)

  → SCT non réglé : à Ce cas arrive à J+6 ouvré France, lorsque le crédit n’est toujours pas visible en comptabilité ou en intraday avant de produire le fichier de réconciliation.

  • Comptabilité : Compte marchand BNP non mouvementé
  • Fichier de réconciliation : Paiement restitué dans le fichier final (M02-C02 SCT non réglé) à J+6 ouvré France avec une DDV (informative) à J

  Focus sur les dates pivot : 

  • J+1 ouvré France :
  • Si le règlement est visible dans la comptabilité ou l’intraday avant la production du fichier de réconciliation, alors le SCT est réglé
  • Si le règlement est visible dans la comptabilité ou l’intraday après la production du fichier de réconciliation, alors le SCT est réglé en retard
  • J+6 ouvré France :
  • Si le règlement est visible dans la comptabilité ou l’intraday avant la production du fichier de réconciliation, alors le SCT est réglé en retard
  • Sinon, alors le SCT est non réglé

  Cas particulier du SCT réglé sur initiation échouée :

  SCT initié à J (jour de vente) à Paiement NOK

  Un règlement arrive sur le compte marchand à D, date indéterminée

  SCT réglé sur initiation échouée : 

  • Comptabilité :

  Si D = jour ouvré France :

               → Compte marchand BNP crédité à D en DDV D pour SCT exécuté à D entre 0h00 et 18h59.59

               → Compte marchand BNP crédité à D+1 ouvré France en DDV D pour SCT exécuté à D entre 19h00 et 23h59

  Si D n’est pas un jour ouvré France : Compte marchand BNP crédité au prochain jour ouvré France en DDV D

  • Fichier de réconciliation : Paiement restitué dans le fichier final (M02-C05 SCT réglé sur initiation échouée) de D+1 ouvré France, avec une DDV à D

  Info

  De manière générale, si un crédit ou débit sur le compte marchand ne peut pas être rapproché d’une opération, l’orientation est de ne pas le transmettre au marchand (risque de transmettre des données incomplètes). Le traitement de génération des fichiers de réconciliation étant totalement piloté par les fichiers issus des différents partenaires, il n’y a pas de process pour gérer le delta de ce qui ne serait pas présent dans les fichiers de réconciliation.

  Fichier de réconciliation CTPF

  1- Structure du fichier

  Contenu identique au fichier CTSF.

  2- Format de données

  Contenu identique au fichier CTSF.

  3- Nom du fichier (.ctpf)

  • • If J = French business day: → Merchant BNP account credited on J with DDV J for payments entered on J between 00:00 and 18:59:59 → Merchant BNP account credited on J+1 French business day with DDV J for payments entered on J between 19:00 and 23:59
    • If J is not a French business day: Merchant BNP account credited on the next French business day with DDV J
  • Reconciliation File: Payment returned in the final file (M02-C01 SCT Settled) on J+1 French business day, with DDV on J

  2- SCT Not Settled on Time (i.e., no trace in account statement J [concerning the period J between 00:00 and 18:59:59] nor in intraday statement of J+1 French business day [concerning the period J between 19:00 and 23:59]):

  • On J+1 French business day: Payment returned in the transitional file (M02-C03 SCT Executed) with an informative DDV on J, merchant BNP account not moved

  • Following this, two options (the SCT may be settled late or not settled):

  → SCT Settled Late:

  • Accounting: Merchant BNP account credited between J+1 (with announcement after the production of the reconciliation file of J+1) and J+6 French business day with DDV of the actual execution date of the SCT (between J and J+5)

  • Reconciliation File: Payment returned in the final file (M02-C04 SCT Settled Late) between J+2 and J+6 French business day with a DDV equal to the actual execution date of the SCT (between J and J+5)

  → SCT Not Settled: This case occurs on J+6 French business day, when the credit is still not visible in accounting or intraday before producing the reconciliation file.

  • Accounting: Merchant BNP account not moved

  • Reconciliation File: Payment returned in the final file (M02-C02 SCT Not Settled) on J+6 French business day with an informative DDV on J

  Focus on Pivot Dates:

  • J+1 French business day:

    • If the settlement is visible in accounting or intraday before the production of the reconciliation file, then the SCT is settled

    • If the settlement is visible in accounting or intraday after the production of the reconciliation file, then the SCT is settled late

  • J+6 French business day:

    • If the settlement is visible in accounting or intraday before the production of the reconciliation file, then the SCT is settled late

    • Otherwise, the SCT is not settled

  Special Case of SCT Settled on Failed Initiation:

  SCT initiated on Day J (Day of Sale) with Payment NOK A settlement arrives on the merchant account on Day D, an undetermined date SCT Settled on Failed Initiation:

  • Accounting:

  If D = French business day: → Merchant BNP account credited on D with DDV D for SCT executed on D between 00:00 and 18:59:59 → Merchant BNP account credited on D+1 French business day with DDV D for SCT executed on D between 19:00 and 23:59 If D is not a French business day: Merchant BNP account credited on the next French business day with DDV D

  • Reconciliation File: Payment returned in the final file (M02-C05 SCT Settled on Failed Initiation) on D+1 French business day, with DDV on D

  
  

  Info
  In general, if a credit or debit on the merchant account cannot be matched to a transaction, the recommendation is not to transmit it to the merchant (risk of transmitting incomplete data). Since the generation of reconciliation files is entirely controlled by files from various partners, there is no process to manage the delta of what might not be present in the reconciliation files.

  Settlement File (CTPF)

  1- File structure

  Content identical to the CTSF file.

  2- Data format

  Content identical to the CTSF file.

  3- File name (.ctpf)

  Naming convention Convention de dénomination:         <MERCHANT_ID>#<FILE_CREATION_DATE>#<COUNTER>.ctpf

  Exemple de nom de fichier File name example :            BNP_TEST#20240130#001.ctpf

  N°	ElémentElement	Format	ExempleExample
  1	MERCHANT_ID	An..20	Master MID de niveau 2 Ex: BNP_TEST_YYYY
  2	COUNTER	N3	001 (Toujours égal à 001 car un seul fichier par MID par jour, ne sera pas incrémenté de 1 qu’en cas de nécessité d’envoyer un second fichier si incident)Always equal to 001 as there is only one file per MID per day, it will only be incremented by 1 if there is a need to send a second file in case of an incident) *In case of an anomaly on one or more lines, BNP Axepta will need to resend the complete and corrected file with the counter incremented*en cas d’anomalie sur une ou plusieurs lignes, BNP Axepta devra renvoyer le fichier complet et corrigé avec le compteur incrémenté.
  3	FILE_CREATION_DATE	N8	20201014

  4-

  Table du fichier CTPF (Settlement file

  Settlement file's table (CTPF) (version 1.5)

  Contenu identique au fichier CTSF à l'exception que dans ce fichier on aura un seul record type 812F

  Content identical to the CTSF file, except that this file will contain only one record type: 812F.

  Info
  N°case Payment method Status Detail description File RECORD_TYPE
  Info
  N°cas Méthode de paiement Statut Description détaillée Fichier RECORD_TYPE Sens Débit/Crédit pour Cash Collection M02-C03 Virement instantanéInstant tranfer Exécuté Virement instantané en succès lors du paiement client, pour lequel le règlement n’arrive pas encore sur le compte du marchand Transitoire 81F Info (crédit)

  .

  5- Exemple d'un fichier CTPF

  Executed Instant transfer successful during customer payment, for which the settlement has not yet arrived in the merchant's account Transitional 81F

  .

  5- Example of settlement file (CTPF)

  Code Block

  100,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,20240712,1.5 81F,,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,,,,,FR7630004000011234567890196,SCT,11.07.2024 10:33:17,OK,R10001020301,FR00000000_R10001020301,0,,1020306,EUR,FR7630003000010000102030160,,,,,,,,,SUCCESS#rq:223Qouegg7anR8dRQuBp1DYJkRv7:5zKtXEAq#ACCP,11.07.2024 10:33:17,,20240617,,EUR,,,,,,,,,18d660124f24469081bcf562d383e7ff,fd04a8e5798944779654a8fa77b334ba,4004031963567,4004031963567,6016656151,,,,, 81F,,BNP_MERCHANT_ECOM_FR_EUR,,,,,FR7630004000011234567890196,SCT,11.07.2024 10:40:40,OK,R10001020302,FR00000000_R10001020302,0,,1020302,EUR,FR7630003000010000102030257,,,,,,,,,SUCCESS#rq:4Qm586XZCd7XXC7snDXL4XBrmn4t:5zKtXEAq#ACCP,11.07.2024 10:40:40,,20240617,,EUR,,,,,,,,,6e72c27992144506bdaff60e89ce2af0,3454d2dfdf7741b6bbe75f7c40d2eed7,4004034268259,4004034268259,6017938424,,,,, 900,2,2040608

  Moyens de paiement disponibles 

  
  

Available payment Methods

*Non disponible pour le moment.Not available currently

Data integration of external payment providers

When you activate the AXEPTA Settlement file service, the payment methods

Intégration des données des différents prestataires de paiement  

Lorsque vous activez le fichier de réconciliation (Settlement file) AXEPTA, les moyens de paiement CB/VISA/MASTERCARD seront automatiquement inclus. Cependant, pour tous les autres moyens de paiement additionnels, nous vous invitons à contacter le support BNP Paribas will be automatically included.

However, for any additionnal payment method, we invite you to contact our technical Support  (bnpparibas@computop.com) pour recevoir les instructions nécessaires à l'activation de ces moyens de paiement additionnels.

Veuillez trouver ci-dessous les instructions nécessaires à l'activation des moyens de paiement alternatifs principaux :

PayPal 

Pour que nous puissions récupérer les fichiers de règlement de PayPal, nous avons besoin des données de votre compte SFTP PayPal.

Pour cela vous devez :

to receive the required instructions for the data activation of these other payment methods.

Below are the instructions of the main alternative payment methods : 

PayPal 

In order for us to get the settlement and clearing files of PayPal, you need to provide us with your PayPal SFTP account information.

To do so, you need to :

1. Contact your PayPal « Account Manager » to activate the SFTP functionnality in your PayPal customer account. Once it is activated, you will be able to directly access it via your PayPal account . 
2. Then, from your PayPal account, create a secure SFTP account in the section "account information
3. Contacter votre « Account Manager » PayPal (si vous en avez un) ou le support client standard de PayPal pour qu’il active cette fonction SFTP dans votre compte client PayPal et que vous puissiez y accéder directement.
4. Vous devrez ensuite, depuis votre compte PayPal, créer un compte SFTP sécurisé dans la section « information sur le compte - Creating a secure FTP server user ».
5. Après avoir créé le serveur SFTP avec succès, veuillez nous envoyer les données d'accès SFTP : nom d'utilisateur et mot de passe.
6. Once the SFTP is successfully created, please send to us your SFTP data access : login + password.

Please find the PayPal documentation that may help you : Veuillez trouver la documentation PayPal pour vous aider : https://developer.paypal.com/docs/reports/sftp-reports/settlement-report/#know-before-you-begin

A noter :

1. Nous ne demanderons jamais le mot de passe de votre compte PayPal (ces données sont strictement confidentielles), nous avons besoin uniquement des accès à votre compte SFTP de PayPal.
2. Ne pas confondre l’activation du moyen de paiement PayPal dans Axepta (activation réalisée lors de votre inscription avec la solution Axepta) et l’intégration des fichiers de reporting PayPal dans Axepta (procédure décrite ci-dessus).

AMEX

Note :

1. We will never ask for your PayPal account password (this data is confidential), we only need your PayPal SFTP account data information.
2. Do not mix up the activation of PayPal as a payment method in AXEPTA (activation done during your subscription) with the integration of PayPal reporting files in Axepta (process just described above).

AMEX 

For AMEX you will need to provide your AMEX contract number and fill in the "AMEX EPA Application form" which allows us to retrieve the AMEX reporting files. The form will be provided by BNP Paribas support (bnpparibas@computop.com) that you will need to contact directlyPour AMEX vous devrez fournir votre numéro de contrat AMEX et remplir un formulaire "AMEX EPA Application form" qui nous autorise à récupérer les fichiers de reporting d'AMEX. Le formulaire vous sera transmis par le support BNP Paribas (bnpparibas@computop.com) que nous vous invitons à contacter directement.